Kontrahent nie zapłacił faktury. Co zrobić krok po kroku?
Nie zaczynaj od groźby sądem. Najpierw sprawdź termin, wykonanie usługi, dane kontrahenta i to, czy płatność nie została zaksięgowana pod innym tytułem.
Zbierz fakturę, umowę lub zamówienie, potwierdzenie wykonania oraz dotychczasową korespondencję. Nie wpisuj do wezwania kosztów lub odsetek, których nie potrafisz wyjaśnić.
1. Sprawdź, czy należność jest wymagalna
Porównaj datę wykonania usługi albo dostawy, datę wystawienia i doręczenia faktury, termin płatności oraz dane rachunku. Ustal też, czy kontrahent zgłosił reklamację, potrącenie albo zastrzeżenia do wykonania umowy.
2. Wyślij krótkie przypomnienie
Przy świeżym opóźnieniu często wystarczy spokojna wiadomość z numerem faktury, kwotą i pytaniem o termin przelewu. Zachowaj odpowiedź i nie uzgadniaj nowych warunków wyłącznie telefonicznie.
3. Przygotuj wezwanie do zapłaty
Jeżeli przypomnienie nie działa, wskaż konkretną podstawę należności, kwotę, termin dodatkowy i rachunek. Wezwanie powinno być rzeczowe i możliwe do powiązania z dokumentami.
4. Sprawdź odsetki i koszty osobno
W transakcjach handlowych mogą przysługiwać odsetki ustawowe za opóźnienie oraz rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Zależy to od rodzaju transakcji, stron i wartości świadczenia. Przed dodaniem tych kwot sprawdź aktualną podstawę i poprawne wyliczenie.
5. Nie czekaj bez końca
Jeżeli dłużnik kwestionuje wykonanie umowy, należność jest wysoka, termin przedawnienia może być bliski albo kontrahent przestał odpowiadać, potrzebna może być indywidualna ocena dokumentów i dalsza ścieżka.
Opisz podstawę, przedział kwoty i dotychczasowe działania. Sam formularz nie uruchamia postępowania ani nie przekazuje danych anonimowemu partnerowi.
Checklista do odhaczenia
Odhacz kroki w przeglądarce. Lista zapisze się tylko na tym urządzeniu.
0 / 5 odhaczone
Źródła i aktualność
- Biznes.gov.pl: materiały o zabezpieczeniu płatności, opóźnieniach i odzyskiwaniu długu.
- Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych — sprawdź aktualny tekst w ISAP.
- Ostatnia aktualizacja: 16 lipca 2026. Materiał ma charakter informacyjno-pomocniczy i nie zastępuje indywidualnej oceny dokumentów ani porady prawnej.